Quel Bail ? | Bail mobilité, bail code civil, location moyenne durée

La réponse en une phrase

L'état des lieux est le seul document qui vous permettra de retenir quelque chose sur le dépôt de garantie. Sa forme est libre, son contenu ne l'est pas : le décret du 30 mars 2016 impose sept rubriques, et l'absence d'état des lieux d'entrée vous prive de tout recours.

Le modèle proposé ici est un formulaire unique : l'entrée et la sortie se remplissent côte à côte, sur la même ligne, à deux dates différentes. Le décret autorise cette forme, et elle règle le problème que rencontrent tous les propriétaires au bout de trois ans : retrouver l'état des lieux d'entrée au moment précis où il devient utile.

Pourquoi il faut absolument le faire

L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose un état des lieux à l'entrée et à la sortie, pour toute location d'habitation à titre de résidence principale, vide ou meublée, bail mobilité compris. S'il n'y en a pas, l'article 1731 du Code civil prend le relais : le locataire est réputé avoir reçu le logement en bon état, et il doit le rendre dans cet état. Autrement dit, en l'absence de document, c'est vous qui devez prouver l'état initial, ce qui est impossible.

Cette présomption tombe pour la partie qui a fait obstacle à l'établissement du document ou à sa remise. Un état des lieux établi mais jamais remis au locataire ne vous protège donc pas : chaque partie doit en repartir avec un exemplaire le jour même.

Ce que le décret impose d'y faire figurer

1. Le type, la date et l'adresse du logement

Ainsi que le nom et le domicile des deux parties, ou de leur mandataire. À la sortie, il faut aussi la nouvelle adresse du locataire : c'est là que vous enverrez le solde du dépôt de garantie.

2. Les relevés de compteurs

Eau froide, eau chaude, électricité, gaz. Notez les chiffres, pas « relevé effectué ». Sans ces relevés, la régularisation des charges devient invérifiable.

3. Le détail et la destination des clés

Le décret emploie ces mots exacts. Écrivez « 2 clés porte palière, 1 badge hall, 1 clé boîte aux lettres », pas « 4 clés ». Une clé non restituée qui n'était pas identifiée ne se facture pas.

4. La description de chaque pièce

Sols, murs, plafonds, équipements, pièce par pièce. C'est le cœur du document et la partie que tout le monde bâcle : « bon état » répété quinze fois ne prouve rien du tout.

5. À la sortie, les évolutions constatées

Le document de sortie doit mentionner ce qui a changé depuis l'entrée. C'est précisément ce qu'un formulaire à deux colonnes rend évident, et ce qu'un feuillet séparé rend laborieux.

Recevoir le modèle d'état des lieux

Un seul champ, le document arrive immédiatement.

Ce modèle reprend les rubriques imposées par le décret du 30 mars 2016, mais il est fourni sans garantie de conformité : c'est ce que vous y écrivez qui fera sa valeur devant un juge, pas le formulaire. L'ADIL de votre département répond gratuitement en cas de litige.

En demandant ce document, vous acceptez d'être contacté par un gestionnaire locatif partenaire et les conditions d'utilisation.

Les cinq erreurs qui coûtent le dépôt de garantie

1. Ne pas en faire du tout

C'est l'erreur la plus coûteuse. Sans état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil présume que le logement a été remis en bon état, et vous ne pourrez rien retenir à la sortie, quel que soit l'état réel du logement.

2. Écrire « bon état » partout

Une appréciation globale ne prouve rien. Pour établir une dégradation, il faut pouvoir comparer deux descriptions précises. « Peinture propre, une trace de 5 cm derrière la porte » vaut infiniment mieux que « bon état ».

3. Ne pas prendre de photos

Elles s'annexent au document. Datez-les, numérotez-les et faites-les signer en même temps que l'état des lieux : des photos ajoutées après coup se contestent facilement.

4. Confondre vétusté et dégradation

Le locataire n'est pas responsable de l'usure normale. Une moquette fatiguée après huit ans est de la vétusté, pas une dégradation, et le juge le rappellera. Une grille de vétusté annexée au bail chiffre cette usure d'avance.

5. Retenir sans devis ni facture

Toute retenue sur le dépôt de garantie doit s'appuyer sur un justificatif. Sans document, elle est remboursable, majorée d'une pénalité de 10 % du loyer mensuel par mois de retard entamé.

Si le locataire ne vient pas, ou refuse de signer

La solution prévue par la loi est de faire établir l'état des lieux par un commissaire de justice, l'ancien huissier. Le coût est alors partagé par moitié entre le bailleur et le locataire, plafonné par décret. Mais ce partage est conditionnel, et beaucoup de propriétaires l'apprennent en le perdant.

Par un arrêt du 26 octobre 2023, la Cour de cassation a jugé que le bailleur qui n'a pas convoqué les parties au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec accusé de réception, ne peut pas obtenir le remboursement de la moitié du coût du commissaire de justice.

Sept jours, en recommandé, avant le rendez-vous. C'est une formalité de trois minutes qui décide de qui paie plusieurs centaines d'euros.

Source : Service-public.fr, « Pas de convocation à l'état des lieux 7 jours avant, pas de partage des frais » (Cass. 3e civ., 26 octobre 2023, n° 22-20.183)

La vétusté, à régler avant le litige

Le décret de 2016 définit la vétusté comme « l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux ». Le locataire n'en répond pas : il ne paie que ce qu'il a dégradé. Toute la difficulté est de tracer la frontière, et elle se discute mieux avant qu'après.

Le même décret ouvre une solution : les parties peuvent convenir d'annexer au bail une grille de vétusté, qui fixe pour chaque matériau une durée de vie théorique et un coefficient d'abattement annuel. Une peinture donnée pour sept ans et refaite il y a cinq ans ne se facture plus qu'à hauteur de ce qui lui restait à vivre. La grille doit être issue d'un accord collectif de location ; celles des bailleurs sociaux servent de référence courante, et elles s'annexent au bail au moment de la signature, pas au moment du départ.

Le cas du logement meublé

Un meublé demande deux documents, pas un. L'état des lieux décrit le logement, l'inventaire décrit les meubles, leur nombre et leur état. Ils se signent le même jour et s'annexent l'un à l'autre. Sans inventaire, une table abîmée ou un réfrigérateur disparu ne se facturent pas, faute de pouvoir prouver qu'ils étaient là. Et si un équipement de la liste fixée par le décret du 31 juillet 2015 manque, c'est le caractère meublé du bail qui devient contestable.

Questions fréquentes

L'état des lieux est-il obligatoire ?

Oui, à l'entrée comme à la sortie, pour toute location d'habitation à titre de résidence principale, vide ou meublée, bail mobilité compris. C'est l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Sans état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, ce qui vous prive de toute retenue à la sortie.

Que doit contenir un état des lieux ?

Le décret du 30 mars 2016 fixe la liste : type, date et adresse du logement, identité et domicile des parties, relevés des compteurs, détail et destination des clés, et description précise de l'état des sols, murs, plafonds et équipements, pièce par pièce. À la sortie s'ajoutent la nouvelle adresse du locataire et les évolutions constatées depuis l'entrée.

Peut-on faire l'entrée et la sortie sur le même document ?

Oui, le décret l'autorise expressément : soit un document unique comparant les deux états, soit deux documents distincts de présentation similaire. Le document unique est plus sûr, parce que la comparaison figure sur la même ligne et que vous ne risquez pas d'avoir égaré l'état des lieux d'entrée trois ans plus tard.

Que faire si le locataire refuse de signer ou ne vient pas ?

Faites établir l'état des lieux par un commissaire de justice. Le coût est partagé par moitié, à condition d'avoir convoqué les deux parties par lettre recommandée au moins sept jours à l'avance. La Cour de cassation a jugé en 2023 que le non-respect de ce délai fait perdre le droit au partage des frais.

Avertissement

Cette page est un guide d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Le modèle proposé est fourni sans garantie de conformité : la valeur d'un état des lieux tient à la précision de ce qui y est écrit et à sa remise effective aux deux parties. En cas de litige, l'ADIL de votre département vous renseigne gratuitement.

Avertissement : cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé. La réglementation immobilière et fiscale évolue régulièrement. Les informations présentées sont à jour au moment de la publication mais peuvent avoir changé depuis. Consultez un professionnel (avocat, notaire, expert-comptable) pour une analyse adaptée à votre situation.

Modèle d'état des lieux, entrée et sortie