État des lieux de sortie : ce qu'on peut vraiment retenir

La réponse en une phrase

Vous pouvez retenir ce qui est dû et ce que vous justifiez : impayés, dégradations sur devis, nettoyage sur facture. Vous ne pouvez retenir ni l'usure normale, ni vos frais de relocation. Et vous avez un mois pour rendre le solde, deux si l'état des lieux a révélé des différences.

Le contentieux entre bailleurs et locataires se concentre sur ce moment précis, et il se perd presque toujours pour la même raison : une retenue sans justificatif, ou une retenue sur de la vétusté. Voici comment calculer une retenue qui tient.

Les délais, et la pénalité qui court

L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 fixe deux délais, et le point de départ est le même dans les deux cas : la remise des clés, pas la fin du bail ni la date de l'état des lieux. Si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, vous avez un mois. S'il révèle des différences, vous avez deux mois. Passé ce délai, le solde dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par période mensuelle commencée.

La pénalité se calcule sur le loyer, pas sur la somme retenue. Pour un loyer de 1 200 €, chaque mois de retard coûte 120 €, même si le litige ne porte que sur 200 € de peinture. Un désaccord de principe qui traîne six mois revient plus cher que la retenue qu'on défendait.

Ce qui se retient, et ce qui ne se retient pas

Oui — Les loyers et charges impayés

Y compris le dernier mois si le locataire est parti sans le régler. C'est la retenue la plus simple à justifier : le décompte suffit.

Oui — Les réparations dues aux dégradations

À condition qu'elles apparaissent dans la comparaison entrée/sortie, et sur devis ou facture. Un montant estimé « au doigt mouillé » ne tient pas.

Oui — Le nettoyage, si le logement est rendu sale

La propreté est une obligation du locataire sortant. Là encore, il faut une facture de société de nettoyage, pas une estimation.

Oui — Une provision de charges en copropriété

Vous pouvez conserver jusqu'à 20 % du dépôt en attendant l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, à condition de le justifier. Le solde part dans le mois qui suit l'approbation des comptes.

Non — L'usure normale du logement

Peinture ternie après six ans, moquette tassée dans le couloir, joints de salle de bains jaunis : c'est de la vétusté, elle est à votre charge. C'est le premier motif d'annulation d'une retenue.

Non — Des frais de remise en location

Annonce, visites, rédaction du bail suivant : rien de tout cela ne se retient sur le dépôt du locataire sortant.

Non — Des pénalités prévues au bail

Une clause qui vous autoriserait à garder le dépôt à titre de dommages et intérêts est une clause pénale, que le juge peut réduire, voire écarter. La retenue se justifie par le préjudice réel, pas par le contrat.

Comment se calcule la vétusté

Le décret du 30 mars 2016 permet d'annexer au bail une grille de vétusté, issue d'un accord collectif de location. Elle fixe, pour chaque matériau, une durée de vie théorique et un coefficient d'abattement annuel. Le calcul devient alors arithmétique, et la discussion s'arrête.

Un exemple

Une peinture dont la grille fixe la durée de vie à sept ans, avec une franchise d'un an, refaite juste avant l'entrée du locataire, et abîmée à son départ après cinq ans. Elle a consommé quatre années sur les six amortissables, soit deux tiers de sa vie. Sur un devis de remise en peinture de 900 €, la part imputable au locataire est le tiers restant, soit 300 €. Les 600 € restants sont de la vétusté, à votre charge.

Sans grille annexée au bail, le même raisonnement s'applique, mais c'est le juge qui fixe l'abattement, et il le fait généralement à l'avantage du locataire. La grille se signe donc à l'entrée, pas à la sortie : elle vous protège précisément parce qu'elle a été acceptée avant le litige. Le modèle d'état des lieux prévoit son emplacement dans les annexes.

La procédure qui vous met à l'abri

Faites l'état des lieux de sortie avec le locataire, en comparant ligne à ligne avec celui d'entrée. Relevez les compteurs, récupérez toutes les clés en vérifiant leur nombre contre l'état des lieux d'entrée, et notez la nouvelle adresse du locataire. Puis, dans le délai, envoyez un courrier recommandé avec le décompte détaillé et les justificatifs, et virez le solde. Un décompte envoyé hors délai vaut, en pratique, renonciation à toute retenue.

La majoration de 10 % par mois de retard prévue à l'article 22 de la loi de 1989 a été jugée conforme à la Constitution : elle s'applique de plein droit, sans que le locataire ait à prouver un préjudice.

C'est la raison pour laquelle un solde contesté se règle vite : payez la part non contestée dans le délai, et discutez le reste ensuite. La pénalité ne court que sur ce qui reste dû.

Source : Institut national de la consommation, « Le dépôt de garantie en 10 questions »

Si le désaccord persiste

Avant le tribunal, la commission départementale de conciliation est gratuite, saisissable par simple lettre, et traite précisément ce type de litige. Elle réunit bailleurs et locataires et rend un avis dans les deux mois. Beaucoup de dossiers s'y règlent, parce que chacun découvre à ce moment-là ce que son argument vaut réellement. Au-delà, la compétence appartient au juge des contentieux de la protection, et la prescription est de trois ans.

Meublé et bail mobilité : deux particularités

En meublé, le dépôt de garantie peut atteindre deux mois de loyer au lieu d'un, et l'inventaire du mobilier sert de base à la comparaison au même titre que l'état des lieux. Un meuble manquant ou cassé se retient sur le dépôt, s'il figurait à l'inventaire d'entrée.

En bail mobilité, aucun dépôt de garantie ne peut être demandé : il n'y a donc rien à retenir. L'état des lieux de sortie reste obligatoire, et devient votre seule preuve si vous devez réclamer une indemnisation au locataire après son départ. C'est le contrat où le document compte le plus, et celui où on le néglige le plus.

Questions fréquentes

Quel est le délai pour rendre le dépôt de garantie ?

Un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois s'il ne l'est pas. Le point de départ est la remise des clés, pas la date de l'état des lieux ni la fin du bail.

Que se passe-t-il en cas de retard ?

Le solde dû au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. Sur un loyer de 1 200 €, trois mois de retard coûtent 360 € de pénalité, qui s'ajoutent au dépôt à rembourser.

Puis-je retenir sans facture, sur simple estimation ?

Non. Toute retenue doit être justifiée : devis, facture, ou décompte précis pour les impayés. Une retenue sans justificatif est remboursable, majorée de la pénalité de retard, et c'est le contentieux le plus fréquent entre bailleurs et locataires.

Comment distinguer vétusté et dégradation ?

La vétusté est l'usure résultant du temps ou de l'usage normal ; le locataire n'en répond pas. Une dégradation est un dommage anormal : une brûlure, un trou, un élément cassé. Entre les deux, la grille de vétusté annexée au bail tranche à l'avance en fixant une durée de vie par matériau et un abattement annuel.

Avertissement

Cette page est un guide d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique. L'exemple de calcul de vétusté est une illustration ; les durées de vie et abattements dépendent de la grille effectivement annexée à votre bail. En cas de litige, l'ADIL de votre département vous renseigne gratuitement.

Avertissement : cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé. La réglementation immobilière et fiscale évolue régulièrement. Les informations présentées sont à jour au moment de la publication mais peuvent avoir changé depuis. Consultez un professionnel (avocat, notaire, expert-comptable) pour une analyse adaptée à votre situation.